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El archivo y los sistemas de información.

Mujer mirando diferentes formas de información

Los sistemas de información en la empresa, cómo crear un archivo:

Tradicionalmente se ha considerado los sistemas de información en la empresa, como los sistemas que envían la información sobre los procesos de gestión de la empresa. Hoy en día, ese concepto se queda más que corto. Independientemente de la organización funcional de la empresa, y del acceso a  la información por las necesidades del puerto de trabajo, todas las personas y departamentos, son susceptibles de generar información y conocimiento, , necesarios para la mejora o cambio en los procesos.

Todos los departamentos tienen necesidad de comunicación con otros departamentos, los silos de información se consideran un riesgo, es por eso que la creación de sistemas de información es una necesidad. El sistema de información va a ser el conjunto de procesos que van a usar los datos o información para que todas las partes,  que tengan necesidad, puedan desempeñar sus labores de manera más productiva y con la menor catidad de riesgo.

¿Por qué necesitamos un sistema de información?

Porque necesitamos saber qué información necesita cada persona en su puesto de trabajo.

Porque los diferentes departamentos tienen que tener acceso a información de otros departamentos.

Porque los diferentes puestos de trabajo van a tener que compartir información para tomar decisiones estratégicas.

Porque en la gestión por procesos tenemos que tener en cuenta la selección de los datos para cada proceso.

Cómo lo vamos a hacer: Cada empresa es un mundo, con sus necesidades, por eso nos dices qué necesitas, vemos qué otras necesidades vas a poder tener vas a poder tener, para llevar a cabo esta mejora, creamos contigo tu proceso y seleccionamos contigo la herramienta que mejor se adecúe a tus necesidades, la testamos, y encontramos lo que te hace falta contigo.

Llevamos a cabo diferentes acciones:

  • Creación de un cuadro de gestión documental que aporte coherencia y usabilidad la archivo de la empresa.
  • Reorganización de archivos, realizando los expurgos y destrucciones que marca la ley y la política de empresa.
  • Ordenación de archivos en base a las normativas vigentes, con implementación de soluciones para que su continuidad sea asequible, entre las cuales se encuentra la formación de personal y el asesoramiento es soluciones de gestión documental.

¿Y qué pasa cuando eres autónomo/a?

Si dedicas mucho tiempo o has decidido dejar la gestión de la empresa para los fines de semana, es que algo no va bien. Las herramientas digitales nos facilitan y hacen más rápidos y eficientes los procesos de gestión, ayudamos a seleccionar las que puedan ser de más ayuda con la mínima inversión y con un aprendizaje rápido.

Ayudamos en la creación de empresas, a los autónomos/as:

  1. Ayudando a identificar y poner en valor los procesos que vas a necesitar para poder funcionar.
  2. Creando, contigo, el sistema de archivo con el que puedas cumplir las leyes y seguir dedicándote a lo que, realmente, facturas.
  3. Valorando los otros procesos que tienes que entender para poder poner un precio ajustado a lo que haces, sin tener que dedicar los fines de semana  a la gestión.
  4. Ayudándote a encontrar el software que solucione tus problemas y necesidades al mejor precio, y, a veces, gratuito.
  5. Revisando que todo lo que hagas en tu empresa cumple con todas las leyes que te obligan.

¿Eres autónomo/a o micropyme? Te podemos ayudar a crear un archivo sencillo de gestionar y que te permita cumplir con todas tus obligaciones de manera sencilla.

Contáctanos aquí

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