Servicio de Document Controller .
Control de documentos en un proyecto.
¿Por qué hace falta un document controller?
En proyectos pequeños, suele pensarse que “todos pueden encargarse de la documentación”, el archivo siempre ha sido una parte de la empresa y las organizaciones para la cual, en este país, no se ha pedido una formación específica nunca, cualquiera puede guardar documentos. Pero eso lleva a duplicidades, pérdida de información, errores en versiones de documentos, retrasos y muchas veces, al abandono de los proyectos estratégicos, como la digitalización, la innovación, la investigación de calidad… Puedes mejorar esto llamándonos porque aquí es donde entra el Document Controller:
- Evita el caos documental: centraliza y organiza toda la información del proyecto.
- Asegura trazabilidad: cada plano, presupuesto o ficha técnica tiene una versión clara y un responsable.
- Facilita la colaboración: permite que todos los miembros del equipo accedan a la información correcta, en el momento adecuado.
- Reduce riesgos: una mala gestión documental puede derivar en errores técnicos, incumplimientos contractuales o problemas legales.
- Permite la trazabilidad del proyecto y el control de las acciones: La documentación bien gestionada permite saber quién está haciendo qué en el proyecto o la organización.El estado de cada documento indica el rendimiento y evolución de un proyecto, para esto usamos KPI, indicadores que nos permiten controlar si vamos por buen camino.
- Ayuda en el Compliance y en la calidad de la documentación: Controla que el contenido de los documentos sea el establecido para el cumplimiento.
¿Y en mi pequeña organización, en una pyme, un autónomo puede necesitar un document controller?
Si trabajas con un equipo y necesitas coordinar tareas, si trabajas con proveedores externos en un proyecto común, si necesitas coordinar a más de una persona, necesitas desarrollar un sistema de gestión documental, uno propio, que luego te permita escoger un software, o no, simplemente seguir un sistema. Para esto necesitas alguien que sepa escuchar tus necesidades y las de tu plantilla y diseñar tu sistema.
Si necesitas un control de calidad de la documentación: Verificar que todos los documentos cumplan con los estándares de calidad y formatos establecidos antes de su distribución, contáctanos aquí.
¿Cómo lo hacemos?:
- Trabajamos con herramientas simples: Desde Excel y carpetas compartidas hasta plataformas de gestión documental como SharePoint o Google Drive, tú decides, no vamos a imponer herramientas, vamos a facilitar tu gestión.
- Colaboramos con todos los departamentos: Ingeniería, compras, dirección de proyecto, subcontratas, administración, proveedores…
- Adaptamos procesos: En lugar de seguir protocolos rígidos, creamos flujos de trabajo ajustados a la realidad de la organización.
¿Qué hacemos exactamente?
| Función | Descripción |
|---|---|
| Gestión documental | Organizar, clasificar y estructurar todos los documentos del proyecto (planos, contratos, fichas técnicas, informes). Crear y mantener la estructura de carpetas del proyecto.Diseñar el protocolo de codificación de la documentación.Gestionar la estructura documental del proyecto.Recopilar la información.Asegurar que se almacenan los datos de manera segura. |
| Control de versiones | Crear las plantillas del proyecto.Asegurar que todos trabajen con la última versión de cada documento. Evitar errores por información desactualizada. |
| Digitalización y archivo | Convertir documentos físicos en digitales, etiquetarlos y almacenarlos correctamente.Subir, descargar, almacenar y distribuir la documentación a las partes correspondientes |
| Accesos y permisos | Definir quién puede ver, editar o aprobar cada tipo de documento. |
| Revisión y validación | Verificar que los documentos estén completos, sin errores y cumplan con los estándares del proyecto.Emitir recordatorios y alertas en caso de retrasos. |
| Coordinación interdisciplinar | Facilitar el intercambio de información entre equipos técnicos, administrativos y externos.Diseñar el flujo de trabajo para que la información y la documentación estén donde tienen que estar.Crear y mantener actualizado la lista de contactos del proyecto, así como la matriz de comunicación. |
| Seguimiento de entregables | Controlar fechas de entrega de documentación por parte de proveedores o personal de la organización. Establecer, en colaboración con el resto del equipo, los KPI que permitan el control del proyecto y que llegue a buen puerto.Realizar informes. |
Repartimos el juego o como dice Paloma Muñoz López de Gregorio :“Un document controller es ‘la del látigo’. Nos aseguramos que se manda la documentación correcta en tiempo y forma. Tomamos en consideración los siguientes KPI, son los indicadores clave de rendimiento:
- Estado de cada documento:Nos sirve para calcular el rendimiento y evolución de un proyecto. Se miden: Documentos enviados, aprobados, aprobados con comentarios, rechazados, para información, cancelados y documentos pendientes de revisión. Esta información sirve para que quien lidera el proyecto pueda reconducirlo, acelerar, frenar o darlo por finalizado.
- Comentarios pendientes sobre los comentarios enviados: Se pueden generar retrasos por culpa de un retraso en la revisión de la documentación, esto puede dar al traste con el proyecto. Un número muy elevado de pendientes puede suponer que a lo mejor ciertos flujos no están funcionando correctamente o no se está entregando la documentación en tiempo y forma a los responsables de su revisión, un hecho muy habitual.
- Comentarios recibidos a tiempo / comentarios no recibidos a tiempo: Puede ser la causa de que se deje de trabajar con un proveedor, el no llegar a tiempo puede ralentizar un proceso hasta hacer inviable el proyecto. Aquí es dónde nos ponemos serias y tenemos que reclamar los documentos, la parte del látigo.
- Retrasos en las respuestas (se puede medir en días): Tener una fecha de respuesta por nuestra parte y los días de retraso sobre lo marcado contractualmente se nos hace necesario para poder ir estableciendo fechas de re-envíos, saber dónde se está fallando y poder poner medidas si es necesario, otra vez el látigo.
- Tiempo de respuesta al cliente: Este indicador se puede incluir dentro del contrato con proveedores, y es muy importante para el avance de los proyectos.
- Tiempo de envío al cliente: La revisión de este indicador puede ayudar en la mejora buscando medidas para acortar flujos o ver el problema que no permite reducir este número.
- Tiempo medio de respuesta del cliente: Este indicador puede estar en el contrato y por lo tanto ser vinculante y necesario.
- Desviación de lo planificado / lo enviado: Conocer el avance y si se están cumpliendo o no los hitos marcados para poder poner medidas en caso de que no se cumpla. Este indicador permite que quien lidera el proyecto lo reconduzca, además de ser vinculante contractualmente.
Los indicadores de éxito serían:
- Ningún documento perdido o desactualizado. Difícil, pero no imposible si nos contactas aquí.
- 100% de entregables documentales recibidos en plazo.
- Accesibilidad inmediata a cualquier documento solicitado.
- Reducción de errores técnicos por uso de información incorrecta.
- Avance en tiempo establecido para el proyecto.
Podemos usar las siguientes herramientas:
- Plataformas: Google Drive, SharePoint, OneDrive…
- Soporte: Excel para control de versiones, plantillas de registro, listas de entregables, Google docs, Libreoffice…
- Comunicación: Email, Teams, Slack para coordinación y Hubspot.
Nuestro objetivo es garantizar la correcta gestión, control y trazabilidad de toda la documentación generada en el proyecto, asegurando que la información esté actualizada, accesible y organizada para todos los involucrados. Para esto nos guiamos por las ISO y normas similares, como el informe técnico ISO/TR 26122 – Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
Y, además, si tu proyecto lo necesita hacemos la investigación y el dossier documental previo.
No sé a qué esperas para contactarnos aquí, pregunta, que eso es gratis.
