Gestión documental y de la información

Somos una empresa de gestión documental con compromiso social y con la transparencia, por eso nuestra manera de comprender la gestión documental en las organizaciones, es una visión de ayuda a la cocreación de sistemas viables y que ayuden a mejorar los procesos no obstaculizándolos.

Creamos sistemas lo más sencillos posibles, para conseguir los mejores resultados posibles.

Los documentos son pruebas irrefutables de las acciones de la empresa. Por eso, el cumplimiento legal o “compliance”, está íntimamente ligado a la gstión documental, en el sentido  de que, estos documentos son la prueba de ese cumplimiento. La adaptación a las leyes de protección de datos pasan, inexorablemente, por la revisión de los procesos de los procesos de gestión documental, puesto que es necesario saber cómo, cuándo, dónde, por cuánto tiempo y con quién se comparten esos documentos con datos personales.

La mejora y optimización de muchos procesos relacionados con la tecnología, pasan, por la revisión de los procesos de gestión documental para poder encontrar la mejor herramienta que aúne el menor esfuerzo con el mayor rendimiento.

Con la gestión documental y de la información vamos a poder crear sistemas de información y gestión del conocimiento, que van a ser ventajosos para todas las secciones de la empresa.

La auditoría de gestión documental:

Sirve para mejorar los procesos, si seguimos la filosofía Lean, nos va a ayudar muchísimo en los descartes y en la mejora continua. Nos va a yudar a cumplir con las leyes de protección de datos, puesto que nos va a dar toda la información necesaria para elaborar nuestro registro de tratamientos. Nos va a yudar en los procesos de transparencia y cumplimiento legal, puesto que los documentos son pruebas de estas acciones.  Nos puede ayudar a la hora de seleccionar herramientas para la gestión documental y de la información, el tener nuestros procesos de gestión documental identificados nos va a facilitar la elección de la herramienta idónea. Sirve para detectar y minimizar los silos de información, mejora las comunicaciones en la organización y da una idea de dónde poner la atención.

La hacemos contando con todas las personas y departamentos implicados. Creamos un flujo como el que ves aquí:

 

La finalidad de la Mapa de flujo de trabajo para gestión documentalauditoría debe de ser siempre la misma: mejorar los procesos y optimizar costos; para ello seguiremos los siguientes pasos:

  • Creación de procesos y recursos adaptados, mejorando la información y mejorando costes. Las micropymes son especialmente vulnerables en este aspecto, ya que la falta de asesoría puede llevar a la adopción de recursos innecesarios o especialmente gravosos.
  • Creación de sistemas de información para toda la empresa; mejorando la comunicación se mejora la producción.
  • Análisis real de coste-productividad de los procesos de gestión documental y de la información.

Llevar a cabo la implantación de procesos en empresas, aunque estas sean micropymes, genera un valor de retorno importante. El dejar las soluciones implementadas y con sistemas de autocontrol, no sólo es necesario para seguir leyes y normas, si no que genera riqueza.

También ayudamos a autónomos y autónomas a crear sus sistemas de archivo fácil, legal y seguro, garantizando que sea fácil de usar y de mantener, con las soluciones adecuadas a cada necesidad.

 

mujer con megafonoAdaptación de la documentación a un lenguaje paritario y no sexista.

En dokusare contamos con sociolingüístas que ayudan en la creación de los procesos para poder cumplir con el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, creando los manuales y los procesos de comunicación que pongan a la empresa en el camino de ese cumplimiento. El manual para el uso inclusivo del lenguaje puede ser una buena herramienta para el cumplimiento.

Creamos estos manuales en un proceso de cocreación con los departamentos de la empresa implicados, oímos a las personas y damos solución a sus problemas y sus dudas para que la aplicación sea efectiva. Porque a veces es más importante cómo lo dices que lo que dices.

Asesoramiento en lenguaje fácil para la documentación

Muchas veces la falta de entendimiento de un documento lleva a no poder cumplir una obligación, satisfacer un derecho o realizar una tarea. El lenguaje fácil de entender hace más fácil el diálogo y el acuerdo entre personas.

Ayudamos a las empresas en la redacción de sus documentos, e incluso creamos talleres para ayudar a profesionales a comunicar de manera efectiva en el ejercicio de su profesión, bufetes, consultas médicas, empresas, profesionales de ramas especificas como la nutrición o la reproducción asistida; que necesitan comunicar de manera clara y eficaz a su clientela.

Informes documentales

El acceso a internet ha dado una falsa percepción de acceso a la información. Lo cierto es que una fake new o noticia falsa, se propaga 60 veces más rápido que una veraz. La web está llena de información incompleta, falsa, mal explicada, y a veces, malintencionada.

Para poder tener información eficaz las empresas y los profesionales pueden necesitar de los servicios de un  o de una documentalista, para poder tener un panorama objetivo de la cuestión de la que se necesita información , con acceso a revistas profesionales (médicas, legales, científicas, etc). Con un sistema de trabajo científico los y las profesionales de la documentación , creamos dossieres informativos y hacemos visualizaciones de datos para que solo  tengas que preocuparte de tomar la decisión, no de buscar la información.

Hacemos dossieres de información para bufetes, médicos y empresas. Creamos talleres para ayudar a los profesionales a obtener los mejores resultados en su gestión del conocimiento, usando herramientas como Zotero, Feedly, etc, que proporcionan una recuperación y almacenamiento de la información, rápida, barata, efectiva y accesible desde cualquier lugar.

Los sistemas de información en la empresa:

Tradicionalmente se ha considerado los sistemas de información en la empresa, como los sistemas que envían la información sobre los procesos de gestión de la empresa. Hoy en día, ese concepto se queda más que corto. Independientemente de la organización funcional de la empresa, y del acceso a  la información por las necesidades del puerto de trabajo, todas las personas y departamentos, son susceptibles de generar información y conocimiento, , necesarios para la mejora o cambio en los procesos.

Todos los departamentos tienen necesidad de comunicación con otros departamentos, los silos de información se consideran un riesgo, es por eso que la creación de sistemas de información es una necesidad. El sistema de información va a ser el conjunto de procesos que van a usar los datos o información para que todas las partes,  que tengan necesidad, puedan desempeñar sus labores de manera más productiva y con la menor catidad de riesgo.

¿Por qué necesitamos un sistema de información?

Porque necesitamos saber qué información necesita cada persona en su puesto de trabajo.

Porque los diferentes departamentos tienen que tener acceso a información de otros departamentos.

Porque los diferentes puestos de trabajo van a tener que compartir información para tomar decisiones estratégicas.

Porque en la gestión por procesos tenemos que tener en cuenta la selección de los datos para cada proceso.

Cómo lo vamos a hacer: Cada empresa es un mundo, con sus necesidades, por eso nos dices qué necesitas, vemos qué otras necesidades vas a poder tener vas a poder tener, para llevar a cabo esta mejora, creamos contigo tu proceso y seleccionamos contigo la herramienta que mejor se adecúe a tus necesidades, la testamos, y encontramos lo que te hace falta contigo.

Consúltanos, es gratis.

Digitalización de archivos en papel

documentos reciclandoseDokusare es una empresa de gestión documental y de la información, contamos con un gabinete de asesoramiento legal y asesoramiento informático, para poder llevar a cabo proyectos de digitalización que cuenten con todas las garantías legales necesarias.

Nos vamos de la empresa dejando implantadas soluciones que funcionan y para gestionar las cuales no le va a hacer falta más que su propio personal. De vez en cuando contactamos para ver qué tal va todo, y ¡por supuesto!, estamos siempre, para solventar cualquier duda.

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Si eres autónomo/a o micropyme, haznoslo saber e intentaremos ayudarte aquí.

Oficina sin papeles

La oficina sin papeles o “paperless office” es el resultado natural de los avances en ofimática y en la gestión de la información y de la comunicación.

¿cómo nos comunicamos  a nivel personal hoy en día?, a través del mail del whtsapp…, las empresas y las personas nos comunicamos de manera digital, cada vez más, es por eso que el papel tiende a desaparecer. Nadie va a ir a recoger un presupuesto, esperan que se lo mandes, y rápido, la inmediatez va a ser un punto importante a la hora de decidir a quien escogemos como proveedor.

La brecha digital :” Se conoce como brecha digital a la separación que existe entre las personas (o comunidades, estados y países) que utilizan las nuevas tecnologías de la información y comunicación como una parte rutinaria de su vida diaria y aquellas que no tienen acceso a las mismas y que, aunque lo tengan, no saben cómo utilizarlas.”Felicié, Ada Myriam (2003). La desigualdad y exclusión en la Sociedad de la Información. Acceso: Revista Puertorriqueña de Bibliotecología y Documentación, (5),1-20.[fecha de Consulta 4 de Septiembre de 2020]. ISSN: 1536-1772. Este sistema de oficina sin papeles va a hacer que esa brecha digital sea más pequeña o inexistente, sobre todo para micropymes y autónomos/as, porque las ventajas de este tipo de gestión de la información son, principalmente económicas.

Entre estas ventajas económicas tenemos:

  • Si no hay archivo físico, el espacio dedicado a oficina va a ser menor, y por lo tanto, este gasto, se reduce.
  • Se accede mucho más rápido a la información electrónica que a la física (el archivo está en el ordenador, no hay que levantarse y buscar el cajas en estanterías). Menos tiempo gastado, menos dinero gastado.
  • El archivo electrónico duplicado, una forma sencilla de sistema de continuidad del negocio, recomendada en la ISO 22301:2019. Que nos va a dar la seguridad de poder seguir la actividad de la empresa en caso de desastre, o de pandemia, muy de moda. Hoy en día hay multitud de sistemas, algunos gratuitos, para poder tener este sistema de seguridad.
  • La posibilidad de movilidad de la plantilla, incluyendo sistemas de teletrabajo o trabajo a distancia, de manera segura,  implementando sistemas como la norma ISO 27001:2017.
  • La posibilidad de restringir acceso a determinada documentación, que nos servirá para cumplir con leyes como las de protección de datos.
  • Tener la seguridad de que la documentación no ha sido alterada, poder establecer la trazabilidadde la información, como sistema de seguridad.
  • Estos sistemas reducen la incidencia de fallos humanos y nos dan la posibilidad de automatizar muchas tareas, menos esfuerzo, más ahorro.
  • Aumentaríamos la seguridad del sistema de gestión, de la documentación y de la empresa, en general.
  • Y una última ventaja, tan importante como las demás, no usar papel es una medidad de protección par el medio ambiente, está recogida en el ODS 13.ODS 13

 

 

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