Digitalización de archivos de papel

documentos reciclandoseDokusare es una empresa de gestión documental y de la información, contamos con un gabinete de asesoramiento legal y asesoramiento informático, para poder llevar a cabo proyectos de digitalización que cuenten con todas las garantías legales necesarias.

Nos vamos de la empresa dejando implantadas soluciones que funcionan y para gestionar las cuales no le va a hacer falta más que su propio personal. De vez en cuando contactamos para ver qué tal va todo, y ¡por supuesto!, estamos siempre, para solventar cualquier duda.

NUESTRO SISTEMA

La auditoría documental, suena fatal, pero en realidad lo que hacemos en este estadio, es dar audiencia a todas las personas que están implicadas en los procesos, analizamos los procesos de la gestión documental. Desde dónde y cómo llega el documento a su fin.

Seguir los siguientes pasos es primordial para tener una visión de conjunto:

  • Evaluación del sistema de gestión documental y de la información, si lo hubiera. Creación de un cuadro de necesidades.
  • Análisis de los recursos de la empresa: archivos, programas de gestión documental, aplicaciones, personal…
  • Análisis del ciclo de vida del documento y la información. Controlar que los formatos escogidos tengan un ciclo de vida largo y proponer una política de preservación digital, de acorde a las necesidades de la empresa.
  • Creación de un mapa de flujos de trabajo, si fuese necesario.
  • Crear un Plan de trabajo: identificar todas las acciones que hay que llevar a cabo, quién las tiene que llevar a cabo, cómo y crear un calendario para su realización.Las fases son:* Determinar qué documentos vamos a digitalizar y por qué (cuestiones legales, de operatividad…).*Determinar y llevar a cabo el expurgo.*Determinar qué programa de gestión documental vamos a usar.*Determinar los metadatos necesarios para la gestión de la información en el programa informático.*Una vez seleccionado el material:

Preparación física de los documentos (sin grapas, clips, elementos de unión…)No se reintegran estos elementos.

Captura con escáner del documento físico. A través de una herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), se podrá transformar la imagen de la página en texto. Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que se esté trabajando.

El escáner que se usa es de alta producción, en este enlace se puede ver un video del funcionamiento de la máquina: https://youtu.be/DEJKBOaAdzI , son equipos de 2 personas, mientras una alimenta la máquina, la otra controla el proceso desde la pantalla. Se proporciona el escaner y el ordenador con el software necesario a los equipos.

Indexado de la información extraída del documento.

Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda. Usando los metadatos determinados.

Destrucción de forma segura de la documentación que ya no es necesaria. Previa comunicación y aceptación de las personas o empresas dueñas de la documentación. Según Certificación en la norma UNE-EN 15713:2010 . El proceso se realiza según normativa DIN 66399 niveles 3 y 4, el cual garantiza la total confidencialidad y la imposibilidad de reconstrucción del documento original. Garantizando la cadena de custodia, desde la recogida hasta la destrucción:

  • Entrada en Almacén
  • Destrucción confidencial de documentos y empacado según norma DIN 66399 nivel 3 y norma UNE-EN 15713:2010.
  • Una vez realizado el proceso se emite el correspondiente certificado de destrucción de documentos y un Listado de Expurgos realizados.

Duplicado de la base de datos . Como sistema de seguridad del proyecto,  hay que concretar cuál va a ser, recomendamos un servicio on cloud, que se pueda  utilizar y alimentar de manera habitual y sencilla.

Tenemos que revisar todas las obligaciones legales de la empresa para determinar la caducidad de los documentos y la necesidad de preservación. Hacemos un calendario de conservación que vale para muchas cosas; cumplir con las leyes de protección de datos, gestionar el archivo de manera efectiva, y lo mejor de todo: ahorrar, porque un archivo mal gestionado cuesta dinero.

Hay que garantizar que el documento sea:

*Auténtico

*Fiable

*Íntegro

*Disponible

Requisitos del proceso de digitalización certificada

En lo que respecta al proceso, estos son los requisitos que establece la ley Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, entre otras :

1-Que la digitalización la realice el propio interesado o, en su nombre, una empresa externa de servicios de digitalización.

2-Que se utilice un software de digitalización certificado, cuyos requisitos detallamos más abajo.

3-Que el proceso garantice que la imagen de cada documento es fiel al original e íntegra.

4-Que la imagen digital lleve la firma electrónica del interesado (el propietario del documento original) o la firma electrónica de la empresa que presta el servicio, si éste se externaliza. El software de digitalización certificada es el que ha de exigir la presencia de la firma digital, instalada en el sistema.

5-Que dispongamos de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada

6-Que los registros digitales resultantes se almacenen en una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en el caso de documentos contables (facturas) para la llevanza de la contabilidad, además de la propia imagen del documento original con la adecuada resolución.

Cada Hacienda tiene listas de software autorizado para la digitalización de la documentación, hay que tener en cuenta que los documentos que vamos a digitalizar no van a ser solo facturas, van a incluir toda la documentación de los servicios , que puede incluir contratos, comunicaciones con diferentes AAPP, etc.

Por último, hay que valorar soluciones que lleguen a los clientes, para que la digitalización de la documentación de la empresa sea real. Esta parte del proceso es una colaboración entre asesoría y cliente, en la que Dokusare lleva a cabo procesos de Design Thinking y cocreación, para que las soluciones sean viables, sencillas y adaptadas a las necesidades de la organización.

Si piensas que algo de esto te interesa o puede serte de utilidad saber más, puedes contactar con dokusare, aquí.

Si eres autónomo/a o micropyme, haznoslo saber e intentaremos ayudarte aquí.