Gestión documental

Auditoría documental en la empresa

La auditoría provee de la información para adoptar soluciones efectivas en el ámbito de la gestión documental.

Una auditoría de nuestra gestión documental es el primer paso de la Compliance, el revisar qué documentos tenemos, cómo los almacenamos, durante cuánto tiempo y quién tiene acceso va a facilitar los procesos de adaptación a la  LOPDPDD antiguo RGPD (leyes de protección de datos), y el cumplimiento de otras obligaciones legales, como la Ley  General de Telecomunicaciones 9/2014, 9 de mayo, el Código de Comercio, etc.

Sistema de auditoría

Seguir los siguientes pasos es primordial para tener una visión de conjunto:

  • Evaluación del sistema de gestión documental y de la información, si lo hubiera. Creación de un cuadro de necesidades. Este punto en micropymes es decisivo para poder tener una gestión con unos costes de acuerdo a nuestras necesidades.
  • Análisis de los recursos de la empresa: archivos, programas de gestión documental, aplicaciones, personal…
  • Análisis del ciclo de vida del documento y la información.
  • Creación de un mapa de flujos de trabajo, si fuese necesario.
  • Análisis de la formación y necesidades de la misma de los usuarios de los sistemas de gestión, creando la comunicación necesaria para valorar sus aportaciones y necesidades .

La finalidad de la auditoría debe de ser siempre la misma, mejorar los procesos y optimizar costos; para ello seguiremos los siguientes pasos:

  • Creación de procesos y recursos adaptados, mejorando la información y mejorando costes. Las micropymes son especialmente vulnerables en este aspecto, ya que la falta de asesoría puede llevar a la adopción de recursos innecesario o especialmente gravosos.
  • Creación de sistemas de información para toda la empresa; mejorando la comunicación se mejora la producción.
  • Análisis real de coste-productividad de los procesos de gestión documental y de la información.

Llevar a cabo la implantación de procesos en empresas, aunque estas sean micropymes, genera un valor de retorno importante. El dejar las soluciones implementadas y con sistemas de autocontrol, no sólo es necesario para seguir leyes y normas, si no que genera riqueza.

CONTENIDOS

Crear contenidos para el uso en la empresa supone una responsabilidad. Todas las leyes que hay que respetar deben de ser conocidas por quienes llevan a cabo este trabajo. No se puede no formar a quienes pueden cometer un delito por imprudencia. Asesorar a las empresas en la implantación de protocolos para creación de contenidos seguros. Adquisición de sistemas de registro, licencias de nuestros creadores.

Asesoramiento para creadores de contenido web, digital, para las RRSS…

Creamos cursos tipo Moodle para teleformación de empleados y creadores, en el ámbito de la información digital.

Creación de Informes Documentales

Creamos dossieres documentales para diferentes tipos de empresas y profesionales. La información veraz y contrastada que ofrecemos agilizan sus procesos y proporcionan riqueza. Creamos dosieres de análisis de datos para obtener la información necesaria para su empresa

Servicios a profesionales:

Abogados

Entre nuestros servicios a profesionales están los de creación de dossieres documentales para apoyar casos complejos o hacer previsiones, así como el hilado documental y la búsqueda y colección de los documentos de apoyo.

Implantamos soluciones de gestión de la información, para que sea más rápido y ágil el localizarla. En nuestro ADN va el software libre y abierto, así que intentamos la implantación de aplicaciones de este tipo. Buscamos soluciones para la gestión integral de la información en el despacho, desde la contabilidad, con acceso a analíticas que permitan tomar decisiones informadas y eficientes, a la gestión del correo y del archivo de expedientes.

Hacemos el mantenimiento, organización y expurgo de archivos físicos; incluyendo soluciones de digitalización, cuando son necesarias.

Nunca nos vamos sin dar la formación necesaria para que nuestras soluciones, ya sean la implantación de procesos o aplicaciones, sean lo más efectivas posibles.

MédicosEmpresas de servicios médicos:

Adaptación de los procesos de gestión documental de tu centro sanitario y/o médico a la normativa vigente en materia de protección de datos personales . Cumplimiento de la Ley 41/2002 de Autonomía del Paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

ESTRATEGIA

1ºEvaluar las necesidades:

En esta fase del proceso vamos a analizar el organigrama de la clínica y el flujo de información y documentación para determinar las necesidades.

Cada persona con acceso al archivo y a la documentación tiene que describir su puesto de trabajo y las acciones que lleva a cabo sobre los documentos que componen el historial.

Esto nos dará las posibilidades de automatizar algunas acciones y mejorar otras, con el fin de aliviar y agilizar la carga de trabajo del personal.

2º Crear un archivo coherente:

Una vez analizado el organigrama y los flujos documentales vamos a crear las plantillas y cuestionarios que nos ayuden a cumplir la ley (sanidad, Protección de datos…), y su lugar en nuestro archivo.

En un programa de gestión documental cada persona tiene un permiso que le da acceso y posibilidad de almacenar, editar, borrar, etc. La manera en la que vamos a archivar en este programa va a darnos la posibilidad de automatizar tareas como el expurgo, vamos a poder instalar alarmas que nos recuerden una tarea para ese paciente (pedir una analítica, …) y vamos a poder generar documentos de manera automática (factura, …). Estas acciones van a dar un ahorro de tiempo para el personal (el expurgo se hace automáticamente), de efectividad (las alarmas nos dan procesos más escalables), …

En esta fase del proyecto vamos a determinar los niveles y acciones de seguridad requeridos por ley, vamos a automatizarlos y a determinar las responsabilidades y procesos, se compartirán con toda la plantilla y se automatizarán las que se pueda para agilizar los procesos.

Vamos a estandarizar los procesos de clasificación (nombrado, catalogado…)para que toda la plantilla pueda recuperar los documentos rápidamente y no haya pérdidas de documentación.

3ºFormación:

Vamos a analizar las necesidades de formación de cada persona de la plantilla para poder adaptarse al proceso y diseñar un plan de formación continua para poder afrontar retos futuros.

Durante todo el proceso la plantilla va tener voz, pero en esta parte ha de participar activamente en las políticas de formación, para que las soluciones queden implantadas la plantilla tiene que estar implicada.

Leyes que rigen los historiales médicos:

Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

Ley General de Sanidad 14/1986.

Orden del 6 de septiembre de 1984 por la que se regula la obligatoriedad del informe de alta para pacientes atendidos en establecimientos sanitarios

Real Decreto 1093/2010 que regula el Conjunto Mínimo Básico de Datos de los Informes Clínicos del Sistema Nacional de Salud

Ley 44/2003 , 21 de noviembre. Ley de ordenación de las profesiones sanitarias.

Real Decreto 69/2015 de 6 de febrero, por el que se regula el registro de actividad de atención sanitaria especializada.

Ley 33/2011 de 4 de octubre. General de salud Pública.

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016. Relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales

Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos y Garantías de los Derechos Digitales

Código deontológico. 

Entre otras, porque en cada comunidad autónoma puede haber legislación específica.

Empresas

Ayudamos a las micropymes y pymes en la gestión eficaz y legal de su documentación

Dotamos de valor a su empresa haciendo la gestión documental y de la información una herramienta eficaz para la gestión.

Ayudamos a las micropymes y pymes a gestionar de manera eficaz y legal, su documentación.

Creamos cursos de formación on line para la adaptación a la RGPD.

Disponemos de plataformas de formación continua para sus empleados y empleadas.

Hacemos una revisión de toda la documentación. Este proceso nos ayuda a eliminar lo que no necesitamos, ahorrando en almacenamiento y facilitando las búsquedas. También nos ayuda a cumplir las leyes, como la LOPDGDD y LSSICE, por ejemplo.