Gestión del conocimiento

Gestión del conocimiento

Todo el mundo ha oido hablar de la gestión del conocimiento en la empresa, lo relacionamos con el Know-how, el Know inn, con aspectos relacionados con el modelo de aprendizaje organizacional, pero poca gente ha estudiado los sistemas de conocimiento en su génesis.

La historia del conocimiento

Los primeros sistemas de gestión del conocimiento fueron las bibliotecas. La importancia de poder recuperar la información de una montaña de papiros, hizo que Calímaco, de la biblioteca de Alejandría, creara las Pinakes (unas tablas, en las que se podía localizar el papiro, legajo o libro, buscando su autor, y cuyo titulo original era: “Tablas de personas eminentes en cada una de las ramas del aprendizaje, junto con una lista de sus escritos”). Mucho más tarde Ranganathan y Dewey, crearon sus propios sistemas de clasificación para la recuperación de información documental.

La clasificación colonada de Ranganathan utiliza las siguientes 5 categorías para clasificar la información:

  • Personalidad
  • Materia
  • Energía
  • Espacio
  • Tiempo

La Clasificación Decimal de Dewey, divide las materias en las siguientes 10 clases, según la edición de 2008:

  • 000 – Ciencias de la Computación, Información y Obras Generales.
  • 100 – Filosofía y Psicología.
  • 200 – Religión, Teología.
  • 300 – Ciencias Sociales.
  • 400 – Lenguas.
  • 500 – Ciencias Básicas.
  • 600 – Tecnología y Ciencias Aplicadas.
  • 700 – Artes y recreación.
  • 800 – Literatura.
  • 900 – Historia y Geografía.

Los tesauros

Para crear este tipo de sistemas de organización de información, lo primero sería, crear un Tesauro, más conocido por ser el repertorio de palabras con las que se va a organizar la información. Con estas palabras se pondrá nombre  a las clases que vamos a usar para clasificar la información. En gestión de empresa, esto correspondería a la estandarización del lenguaje que vamos a usar para los proyectos y comunicaciones de la empresa. Difícilmente se van a entender las instrucciones del ingeniero o ingeniera, si la palabra que usan para tuerca es arandela y la plantilla a la que se dirigen lo llama filete. Los ejemplos de tesauros importantes son muchos, hoy en día, como herramienta para la publicación de datos en la web semántica, se usa SKOS, el tesauro de la Unesco, es muy famoso, también,  el que incorpora el CENDOJ, para la búsqueda de sentencias, que ahorra mucho tiempo a quienes se dedican al derecho. El tesauro, es pues, el inicio del sistema de gestión del conocimiento.

Las taxonomías

Una taxonomía es, en gestión de la información, no confundir con informática, lo primero, un vocabulario controlado, en tanto en cuanto, se nutre del tesauro y no del lenguaje natural.  Lo cierto es que que hay muchas definiciones para taxonomía, a mí la que más me gusta es la de la Webopedia: “The science of categorization, or classification, of things based on a predetermined system”, o lo que es lo mismo: la ciencia de la categorización, clasificación de cosas, basadas en un sistema predeterminado, lo que suele llamarse paradigma.

Aunque uno de los primeros en usar una, Aristóteles, que la usó  para clasificar plantas, y en el siglo XVIII comenzó una verdadera locura por las clasificaciones botánicas, durante toda la historia se han usado para clasificar información, y en el siglo XX, con la avalancha de información que se crea, la necesidad de clasificarla, hace que esta herramienta se vuelva imprescindible a nivel muy básico en la sociedad, las tenemos en los inventarios del almacén de la empresa, en las webs, en un montón de sitios. Igual el ver cómo es esta te ayuda a identificar las que puedes encontrar a tu alrededor:

Taxonomia de los ciberincidentes
GUÍA NACIONAL DE NOTIFICACIÓN Y GESTIÓN DE CIBERINCIDENTES. 2020

¿Para qué sirve una taxonomía en el mundo real?. Google tiene la suya, BING, tiene la suya, la Biblioteca Nacional la suya, en realidad, quien usa información, por norma general, tiene la suya. La clasificación de la información con una taxonomía, lo que hace es que esa información esté accesible, recuperable, consultable, de manera muy rápida.

Para crearlas en las organizaciones se suelen seguir los siguientes pasos:

1º Delimitar la materia a la que hace referencia, por ejemplo, ciberseguridad.

2º Crear el tesauro o conjunto de palabras y expresiones que se usan sobre esta materia. Es importante, a la hora de crear un tesauro, recoger las fuentes de donde se extraen los términos.

3º Crear el paradigma, el recuadro que hemos visto antes. Este esquema va a reflejar categorías propias de la organización, es una excelente herramienta de autoconocimiento.

Sin una taxonomía la innovación es imposible, los sistemas para crear procesos nuevos o de mejora  se vuelven, tediosos y confusos, por eso es primordial, tener esta herramienta y que las personas de la organización la puedan consultar. Si vas a iniciar algún proceso en el que tengas que crear algo y colaborar con más personas, piensa en empezar por aquí, te vas a evitar confusiones y problemas por no identificar conceptos de la misma manera. sin contar, lo interesante de esta herramienta para quienes siguen las 5S como sistema de gestión de la mejora, no hay mejor sistema para empezar a clasificar que este, lleva miles de años usándose, y no parece que envejezca mal; y como sistema de estandarización, tampoco parece que vaya mal.

Una taxonomía como dios manda, es una herramienta de lo más efectiva en proyectos de metodología BIM y Scrum, agiliza mucho los procesos,  al tener acceso al conocimiento.

Las ontologías.

Tan de moda para organizar la información en las páginas web, en realidad, esconden un tesoro para cualquier organización en la que se tenga que consultar información.

Imagen de una ontología
Antonis Bikakis.Protege: How To Create Classes And Properties

Una ontología es un sistema que pone en relación los diferentes elementos de la taxonomía, te presenta las relaciones que hay. Aunque, en realidad la ontología es una herramienta de la epistemología, que estudia el conocimiento, si, filosofía pura, sigue leyendo que te interesa.

Una ontología establece las relaciones entre los diferentes elementos… interesante ¿verdad?. En dokusare utilizamos una para la implantación de sistemas para el cumplimiento de las leyes de protección de datos. ¿ Por qué?, pues porque la aplicación de la ley está organizada en base a las relaciones de competencia y prioridad de los elementos que regula. Por ejemplo, El Reglamento General de Protección de Datos  en el Artículo 88, dice lo siguiente: “1. Los Estados miembros podrán, a través de disposiciones legislativas o de convenios colectivos, establecer normas más específicas para garantizar la protección de los derechos y libertades en relación con el tratamiento de datos personales de los trabajadores en el ámbito laboral, en particular a efectos de contratación de personal, ejecución del contrato laboral, incluido el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley o por el convenio colectivo, gestión, planificación y organización del trabajo, igualdad y diversidad en el lugar de trabajo, salud y seguridad en el trabajo, protección de los bienes de empleados o clientes, así como a efectos del ejercicio y disfrute, individual o colectivo, de los derechos y prestaciones relacionados con el empleo y a efectos de la extinción de la relación laboral. ” Por lo cual,  necesitamos enlazar nuestra información de tratamiento de datos con el Estatuto de los Trabajadores, La  ley de Prevención de riesgos laborales, etc.

Las ontologías sirven para mostrarnos un mapa del conocimiento sobre determinada materia, con las relaciones entre los términos y elementos que estamos estudiando. Y, si, también sirve para organizar la información de las páginas web.

Más o menos, el sistema de gestíón del conocimiento sería así:

Cómo se adquiere conocimiento

El conocimiento en una organización, se traduce siempre en adaptabilidad, es por eso, que es tan necesario en entornos VUCA o de cambios continuos. Léase, ahora con la pandemia que nos ha alterado todo nuestro entorno, aún más.

¿Quieres investigar sobre cómo podría ayudar esto a tu organización? ¿Te acabas de dar cuenta de por qué tu gestión de almacén es desastrosa, y va a ser que no es proplema de la aplicación?. ¿Tardáis un siglo en en poneros de acuerdo en los proyectos por que cada quien le llama a las cosas de una manera diferente?.¿Eres Scrum master y tienes problemas de comunicación en el equipo? Contáctanos aquí, todo tiene arreglo.

 

 

Implementación de un sistema de gestión documental

Implementación de un sistema de gestión documental

Mapa de flujo de trabajo para gestión documental

Todo el contenido de tu empresa organizado y seguro durante todo el ciclo de vida de los documentos, totalmente sincronizado y cumpliendo con la LOPDPDD antiguo RGPD

Pasos para implementar un sistema de gestión documental

Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías.

1. Entender las necesidades y los procesos

Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis previo del flujo de información de la compañía será necesario para comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía son aquellos aspectos en los que el gestor documental debe hacer más hincapié. Tenemos que revisar todo el sistema de gestión de la información para conocer las necesidades, antes de tomar decisiones. Hay que hacer una evaluación del sistema actual, ver lo que se necesita y crear el nuevo, o las mejoras para el actual.

2. Usuarios

Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave de toda organización, las personas que van a usar ese sistema. No todos las personas realizan el mismo uso de la información. Las personas deben formar parte del plan de implementación y mantenerlas, en todo momento, informadas e involucradas en el proceso.Para esto usamos metodologías Kanban, Scrumherramientas como visual thinking, design thinking, etc.

3. Metodologías de implantación

Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y agile.

En el caso concreto de los gestores documentales, la adaptación de los trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización. Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones TIC. Pero sí requiere que las personas cambien su manera de trabajar y adopten nuevos hábitos. En dokusare contamos con personas especialistas es gestión de conflictos, para que los cambios sean más fluidos y los sistemas para implicar a la plantilla en los cambios hacen del proceso un sistema ágil.

Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo Scrum o Kanban. Ya que la plantilla de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental,  que participen en el proceso de diseño es una necesidad.

4. Automatiza y simplifica los procesos

Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos. Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el control de versiones automático que incluyen la mayoría de gestores documentales, este problema desaparece.

5. Integración

La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones, como ERP, CRM o email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar el máximo provecho a estas herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de información de la empresa trabajen unidos. La información ubicada en documentos es, en muchos aspectos, la base de trabajo de una organización. Los canales en los que se almacenan y gestionan los flujos de información de la compañía son muy diversos. Por ello, un gestor documental debe ser capaz de conectar con los todos los sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible y de tener localizada la información necesaria para cada sección de la empresa.

Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar de la compañía, va a mejorar los procesos, vamos a tener la oportunidad de crear mejoras y adaptarnos a todas las leyes que rigen cada sección de la empresa.

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