Cuando nos referimos a Sistema de Gestión Documental, todo el mundo piensa en un programa informático. En realidad, un sistema de gestión documental son un conjunto de reglas, parámetros, políticas, que vamos a determinar para poder gestionar la documentación de nuestra organización.
Todas esas normas, políticas, etc, están encaminadas al cumplimiento de todas las leyes que afectan a la organización, ya que los documentos que generamos o recibimos, son la prueba de nuestro cumplimiento, y, a la gestión de la organización.
El programa informático va a ser la herramienta que vamos a usar para poder cumplir con todas las políticas que vamos a adoptar.
¿Es lo mismo un archivo que un sistema de gestión documental?
No, no lo es.
Archivo es una palabra que se usa para designar varias realidades, por ejemplo, le llamamos archivo a un documento, pero en Australia en los años 80, ya se dieron cuenta de que lo que se archivaba en digital eran records (grabaciones) de datos, audio, video, documentos… La acepción común de archivo es la de ese lugar, físico o digital, en el que almacenamos documentos de todo tipo.
Hay diferentes tipos de archivo:
- Personal
- De empresa
- Administraciones públicas
- investigación
- de gestión, etc
Dependiendo del tipo de archivo que sea vamos a tener que organizarlo de una manera diferente, para poder cumplir con las obligaciones legales, y, para poder cubrir nuestras necesidades de gestión de manera óptima.
Así pues, un archivo personal, podrá tener las fotografías de las navidades, la copia de las escrituras de la casa, la última factura de telefonía etc. El archivo de una persona que trabaja de manera autónoma tendrá facturas, también, pero serán emitidas y recibidas, tendrá presupuestos, contratos, etc.
Para organizar el archivo de empresa o de cualquier organización, nos va a hacer falta crear un sistema de gestión documental. En este sistema vamos a poner las normas, no solo para crear, almacenar y recibir documentos, si no para compartirlos, conservarlos, destruirlos, acceder a ellos.
Las funciones dentro del Sistema De Gestión Documental
Para crear muchas de las políticas documentales vamos a tener que conocer cuáles son las funciones que se desempeñan en la organización.
Lo normal es crear un organigrama, en el trabajo autónomo todas esas funciones las asume la misma persona, pero siguen existiendo, con las mismas obligaciones legales de cualquier empresa.
Las funciones van a determinar quién crea/recibe la información, cómo se guarda, durante cuánto tiempo, quién puede acceder, por ejemplo.
Esta imagen es un tipo de organigrama que me encontré en un proyecto, verás que faltan cosas. Esas cosas que faltan, esta persona, las tenía externalizadas, así que no las incluía en sus funciones en su archivo, pero, sí las tenía en un archivo compartido con proveedores de servicios, curioso. ¿Lo cambiamos?, pues si, aunque delegues tienes que tener toda la documentación en tu archivo.
¿Se podría considerar este tipo de organizaciones una UTE?. No, son proveedores de servicios, así que deberían de estar en tu archivo, aunque uses uno compartido para intercambiar información. Por ejemplo una autónoma que delega la presentación de los documentos en Hacienda, tiene que tener esos documentos, la asesoría se los tienen que proporcionar.
Cada función lleva aparejada una normativa legal que cumplir, por ejemplo, el capítulo ventas, si son a particulares, va a tener que cumplir con el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, y en este se dice :»3. En los contratos con consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel», y si, esa es la razón por la cual cuando recibes una compra on line, la factura va impresa dentro, o debería.
Estas funciones también van a determinar el ciclo de vida de la documentación.
Vamos a establecer un CRD, Calendario de Retención Documental o TRD, tabla de Retención Documental, de acorde a las obligaciones legales, además de las necesidades de información para la gestión.
Estas tablas establecen el tiempo de conservación de los documentos, lo cual es muy importante, no solo para cumplir con las leyes de protección de datos, fiscales, etc, si no para optimizar el archivo. Un archivo atestado es caro de mantener, difícil de gestionar y consultar.
Un ejemplo: La Ley de protección de datos dice: «Artículo 22. Tratamientos con fines de videovigilancia.3. Los datos serán suprimidos en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo cuando hubieran de ser conservados para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. En tal caso, las imágenes deberán ser puestas a disposición de la autoridad competente en un plazo máximo de setenta y dos horas desde que se tuviera conocimiento de la existencia de la grabación», eso quiere decir que si lo conservas más tiempo, ese archivo es una prueba de que no cumples con la ley.
Los procesos y la gestión documental
Los documentos van a ser generados en los procesos de la empresa, por lo tanto para saber qué documentos vamos a tener que gestionar, debemos saber qué documentos se crean y en qué proceso. Esto también nos va a dar el flujo documental, el camino que sigue el documento.
Estos documentos, que son parte de un proceso, tienen que ser identificados como tal. Para ello se crea una matriz, un catálogo de documentos, la codificación que vamos a emplear para identificarlos y asociarlos. Además, vamos a crear la estructura de los documentos, dentro de la cual vamos a insertar los metadatos necesarios para poder hacer una gestión correcta, entre los que, posiblemente, estén el control de versiones, las firmas, etc.
La mayoría de los programas para crear documentos, tienen la posibilidad de insertar estos metadatos, información que a primera vista no se ve, pero que está ahí. A veces la información que compartimos, sin darnos cuenta, en estos metadatos, puede ser conflictiva.
El control de versiones y los cambios en la documentación, se establecen en esta parte.
