Pasos para implementar un sistema de gestión documental
Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías.
1. Entender las necesidades y los procesos
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis previo del flujo de información de la compañía será necesario para comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía son aquellos aspectos en los que el gestor documental debe hacer más hincapié. Tenemos que revisar todo el sistema de gestión de la información para conocer las necesidades, antes de tomar decisiones. Hay que hacer una evaluación del sistema actual, ver lo que se necesita y crear el nuevo, o las mejoras para el actual.
2. Usuarios
Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave de toda organización, las personas que van a usar ese sistema. No todos las personas realizan el mismo uso de la información. Las personas deben formar parte del plan de implementación y mantenerlas, en todo momento, informadas e involucradas en el proceso.Para esto usamos metodologías Kanban, Scrum… herramientas como visual thinking, design thinking, etc.
3. Metodologías de implantación
Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y agile.
En el caso concreto de los gestores documentales, la adaptación de los trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización. Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones TIC. Pero sí requiere que las personas cambien su manera de trabajar y adopten nuevos hábitos. En dokusare contamos con personas especialistas es gestión de conflictos, para que los cambios sean más fluidos y los sistemas para implicar a la plantilla en los cambios hacen del proceso un sistema ágil.
Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo Scrum o Kanban. Ya que la plantilla de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental, que participen en el proceso de diseño es una necesidad.
4. Automatiza y simplifica los procesos
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos. Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el control de versiones automático que incluyen la mayoría de gestores documentales, este problema desaparece.
5. Integración
La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones, como ERP, CRM o email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar el máximo provecho a estas herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de información de la empresa trabajen unidos. La información ubicada en documentos es, en muchos aspectos, la base de trabajo de una organización. Los canales en los que se almacenan y gestionan los flujos de información de la compañía son muy diversos. Por ello, un gestor documental debe ser capaz de conectar con los todos los sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible y de tener localizada la información necesaria para cada sección de la empresa.
Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar de la compañía, va a mejorar los procesos, vamos a tener la oportunidad de crear mejoras y adaptarnos a todas las leyes que rigen cada sección de la empresa.
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