La oficina sin papeles o «paperless office«
Es el resultado natural de los avances en ofimática y en la gestión de la información y de la comunicación
¿cómo nos comunicamos a nivel personal hoy en día?, a través del mail del whatsapp…, las empresas y las personas nos comunicamos de manera digital, cada vez más, es por eso que el papel tiende a desaparecer. Nadie va a ir a recoger un presupuesto, esperan que se lo mandes, y rápido, la inmediatez va a ser un punto importante a la hora de decidir a quien escogemos como proveedor.
La brecha digital :» Se conoce como brecha digital a la separación que existe entre las personas (o comunidades, estados y países) que utilizan las nuevas tecnologías de la información y comunicación como una parte rutinaria de su vida diaria y aquellas que no tienen acceso a las mismas y que, aunque lo tengan, no saben cómo utilizarlas.»Felicié, Ada Myriam (2003). La desigualdad y exclusión en la Sociedad de la Información. Acceso: Revista Puertorriqueña de Bibliotecología y Documentación, (5),1-20.[fecha de Consulta 4 de Septiembre de 2020]. ISSN: 1536-1772. Este sistema de oficina sin papeles va a hacer que esa brecha digital sea más pequeña o inexistente, sobre todo para micropymes y autónomos/as, porque las ventajas de este tipo de gestión de la información son, principalmente económicas.
Entre estas ventajas económicas tenemos:
- Si no hay archivo físico, el espacio dedicado a oficina va a ser menor, y por lo tanto, este gasto, se reduce.
- Se accede mucho más rápido a la información electrónica que a la física (el archivo está en el ordenador, no hay que levantarse y buscar cajas en estanterías). Menos tiempo gastado, menos dinero gastado.
- El archivo electrónico duplicado, una forma sencilla de sistema de continuidad del negocio, recomendada en la ISO 22301:2019 , además nos va a dar la seguridad de poder seguir la actividad de la empresa en caso de desastre, o de pandemia, muy de moda. Hoy en día hay multitud de sistemas, algunos gratuitos, y muy seguros, para poder tener este sistema de seguridad implantado, que además, es una de las recomendaciones para cumplir con las leyes en materia de protección de datos.
- La posibilidad de movilidad de la plantilla, incluyendo sistemas de teletrabajo o trabajo a distancia, de manera segura, implementando sistemas como la norma ISO 27001:2017. Ciertamente, nos va a ayudar a cumplir la normativa vigente en teletrabajo.
- La posibilidad de restringir acceso a determinada documentación, que nos servirá para cumplir con leyes como las de protección de datos
- Tener la seguridad de que la documentación no ha sido alterada, para poder establecer, por ejemplo, la trazabilidad de la información, como sistema de seguridad.
- Estos sistemas reducen la incidencia de fallos humanos y nos dan la posibilidad de automatizar muchas tareas,hay menos esfuerzo por lo tanto, más ahorro.
- Aumentaríamos la seguridad del sistema de gestión, de la documentación y de la empresa, en general.
- Y una última ventaja, tan importante como las demás, no usar papel es una medida de protección par el medio ambiente, está recogida en el ODS 13.
Cómo lo hacemos:
1º Analizamos todos los documentos que se crean y reciben, revisamos el flujo de información, y las necesidades de la organización.
2º Creamos un archivo digital que dé solución a todas las necesidades, y lo creamos en colaboración con las personas que lo van a usar, para eso utilizamos metodología Kanban o Scrum y herramientas como el visual thinking o visual design. Todo el proyecto es ágil, se puede seguir de forma sencilla y la escalabilidad nos va a permitir ahorrar tiempo y esfuerzo para conseguir un archivo operativo.
3º Ayudamos a las personas y a las organizaciones a escoger herramientas para la creación, gestión y análisis de la información necesaria. Siempre que es posible nos decantamos por herramientas open software.
Nuestros proyectos tienen una estrategia que se decide en común, dokusare y cliente; controlamos el presupuesto para poder lograr los objetivos del programa y usamos herramientas de open software y free software, además de Kanban y SCRUM
Llámanos, seguro que podemos hacer un proyecto a la medida de tus necesidades y de tu presupuesto.
