Asesoramos en la implantación de procesos de gestión documental para crear valor con la gobernancia de la información. El tener determinado el flujo documental va a hacer que la empresa ahorre en gestión, almacenamiento y recuperación de la información.
El flujo de trabajo en el documento va a ser clave a la hora de determinar el compliance y el uso de los datos que los documentos albergan. Este flujo va a formar parte del sistema de preservación documental digital que escojamos y va a automatizar procesos de tomas de decisión, con lo cual la gestión será más ágil y eficaz.
Los procesos de gestión documental forman parte de muchos otros procesos de la empresa, así por ejemplo, si queremos que nuestra sección comercial reciba información de la sección de ventas y almacén para tomar decisiones; el crear un proceso de gestión documental que distribuya información y documentos de emisor a otros departamentos de la empresa va a agilizar y afianzar decisiones.
¿Cuál es el sistema? De manera habitual hemos usado el pensamiento jerárquico para construir nuestro archivo, actualmente base de datos. El cambio del sistema analógico al digital nos ha traído la web semántica y un sistema de pensamiento basado en grafos y relaciones entre los diferentes elementos de un documento que aportan información y que se relacionan entre sí. Este sistema que incluye el metadateado de la documentación para poner esos datos en relación entre sí, nos aporta agilidad y abarata los costes de muchos de los procesos que necesitan de esa información. La ontología de la documentación agiliza y optimiza el conocimiento en la organización.
