Dokusare es una empresa de gestión documental y de la información, contamos con un gabinete de asesoramiento legal y asesoramiento informático, para poder llevar a cabo proyectos de digitalización que cuenten con todas las garantías legales necesarias.
Nos vamos de la empresa dejando implantadas soluciones que funcionan y para gestionar las cuales no le va a hacer falta más que su propio personal. De vez en cuando contactamos para ver qué tal va todo, y ¡por supuesto!, estamos siempre, para solventar cualquier duda.
NUESTRO SISTEMA
- Vamos a ver el archivo a digitalizar para poder emitir un presupuesto lo más realista posible
- Pedimos a la empresa que realice un expurgo, eliminar los documentos que realmente no necesitan, para que el coste sea el menor posible. Determinar qué documentos vamos a digitalizar y por qué (cuestiones legales, de operatividad…)
- Nos desplazamos a tu archivo con nuestro equipo portátil, con esto te vas a ahorrar los gastos de embalaje, transporte y custodia del archivo. Nuestro personal tiene la experiencia necesaria para poder hacerlo.
- Nuestro software, DigiFactIn, está certificado para poder digitalizar documentación de manera que tenga valor legal, ante las Haciendas o en cualquier litigio.
- Preparación física de los documentos (sin grapas, clips, elementos de unión…)No se reintegran estos elementos.
- Captura con escáner del documento físico. A través de una herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), se podrá transformar la imagen de la página en texto, para poder crear las plantillas y que los metadatos se adjunten de manera automática.
- Indexado de la información extraída del documento.
- Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda. Usando los metadatos determinados.
Tenemos que revisar todas las obligaciones legales de la empresa para determinar la caducidad de los documentos y la necesidad de preservación. Hacemos un calendario de conservación que vale para muchas cosas; cumplir con las leyes de protección de datos, gestionar el archivo de manera efectiva, y lo mejor de todo: ahorrar, porque un archivo mal gestionado cuesta dinero.
Hay que garantizar que el documento sea:
- Auténtico
- Fiable
- Íntegro
- Disponible
Requisitos del proceso de digitalización certificada
En lo que respecta al proceso, estos son los requisitos que establece la ley Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, entre otras :
1-Que la digitalización la realice el propio interesado o, en su nombre, una empresa externa de servicios de digitalización.
2-Que se utilice un software de digitalización certificado, cuyos requisitos detallamos más abajo.
3-Que el proceso garantice que la imagen de cada documento es fiel al original e íntegra.
4-Que la imagen digital lleve la firma electrónica del interesado (el propietario del documento original) o la firma electrónica de la empresa que presta el servicio, si éste se externaliza. El software de digitalización certificada es el que ha de exigir la presencia de la firma digital, instalada en el sistema.
5-Que dispongamos de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada
6-Que los registros digitales resultantes se almacenen en una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en el caso de documentos contables (facturas) para la llevanza de la contabilidad, además de la propia imagen del documento original con la adecuada resolución.
Tenemos un convenio con la empresa de software para que los clientes que digitalizan su archivo tengan el sistema de búsqueda que obliga la ley, por un precio muy reducido, con el fin de que este proceso sea asequible y viable en el tiempo. Preguntános.
Cada Hacienda tiene listas de software autorizado para la digitalización de la documentación, hay que tener en cuenta que los documentos que vamos a digitalizar no van a ser solo facturas, van a incluir toda la documentación de los servicios , que puede incluir contratos, comunicaciones con diferentes AAPP, etc.
Si piensas que algo de esto te interesa o puede serte de utilidad saber más, puedes contactar con dokusare, aquí.
Si eres autónomo/a o micropyme, haznoslo saber e intentaremos ayudarte aquí.
