Implantación de procesos

Implantación de ProcesosImplementación de un sistema de gestión documental

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Pasos para implementar un sistema de gestión documental

Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.

1. Entender las necesidades y los procesos

Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis previo del flujo de información de la compañía será necesario para comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía son aquellos aspectos en los que el gestor documental debe hacer más hincapié.  Las necesidades de la empresa,  en cuanto a la gestión documental, son muy propias de cada organización y vienen determinadas por procesos internos que responden a necesidades propias. Cuando se hace la auditoría previa a la implementación, es primordial el identificar estos prcesos y las razones por las cuales se han adoptado.

En la Guía de Gestión Documental encontrará una relación de los errores más comunes en el manejo y organización de los flujos de información empresarial para tenerlos en cuenta en el proceso de implementación de un sistema de gestión documental informático.

2. Usuarios

Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave de toda organización, sus empleados y empleadas. No todos los trabajadores y trabajadoras realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de los documentos . La plantilla debe formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento, informados e involucrados en el proceso.

Una manera sencilla de hacerlo es utilizar el mátodo Agile, dar pequeños pasitos en los que se pueda implicar toda la plantilla de manera sencilla y que aporte autoconfianza en la gestión del futuro sistema.

3. Metodologías de implantación

Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y agile.

En el caso concreto de los gestores documentales, la adaptación de los trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización. Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones TIC. Pero sí requiere que los empleados y empleadas cambien su manera de trabajar y adopten nuevos hábitos.

Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo Scrum. Ya que los trabajadores y trabajadoras de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental, tiene sentido que participen en el proceso de diseño.

Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de instalación del software.

4. Automatiza y simplifica los procesos

Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos. Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el control de versiones automático que incluyen la mayoría de gestores documentales, este problema desaparece.

5. Integración

La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones, como ERP, CRM o email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar el máximo provecho a estas herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de información de la empresa trabajen unidos. La información ubicada en documentos es, en muchos aspectos, la base de trabajo de una organización. Los canales en los que se almacenan y gestionan los flujos de información de la compañía son muy diversos. Por ello, un gestor documental debe ser capaz de conectar con los todos los sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible.

Conclusión

Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar de la compañía. Pero antes de comenzar con el proceso de implementación es recomendable estudiar en profundidad todas las ofertas de sistemas del mercado. Algunas compañías analizan el mercado en busca del sistema más adecuado para sus organizaciones pero no prestan atención al proveedor que lo va a implantar y va a ser quien solvente incidencias que nos pueden llevar un tiempo y un coste.