Auditoría

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Auditoría documental en la empresa

La auditoría provee de la información para adoptar soluciones efectivas en el ámbito de la gestión documental.

Una auditoría de nuestra gestión documental es el primer paso de la la Compliance, el revisar qué documentos tenemos, cómo los almacenamos, durante cuánto tiempo y quién tiene acceso va a facilitar los procesos de adaptación a la  LOPDPDD antiguo RGPD, y el cumplimiento de otras obligaciones legales, como la Ley  General de Telecomunicaciones 9/2014, 9 de mayo, el Código de Comercio, etc.

Sistema de auditoría

Seguir los siguientes pasos es primordial para tener una visión de conjunto:

  • Evaluación del sistema de gestión documental y de la información, si lo hubiera. Creación de un cuadro de necesidades. Este punto en micropymes es decisivo para poder tener una gestión con unos costes de acuerdo a nuestras necesidades.
  • Análisis de los recursos de la empresa: archivos, programas de gestión documental, aplicaciones, personal…
  • Análisis del ciclo de vida del documento y la información.
  • Creación de un mapa de flujos de trabajo, si fuese necesario.
  • Análisis de la formación y necesidades de la misma de los usuarios de los sistemas de gestión, creando la comunicación necesaria para valorar sus aportaciones y necesidades .

La finalidad de la auditoría debe de ser siempre la misma: mejorar los procesos y optimizar costos; para ello seguiremos los siguientes pasos:

  • Creación de procesos y recursos adaptados, mejorando la información y mejorando costes. Las micropymes son especialmente vulnerables en este aspecto, ya que la falta de asesoría puede llevar a la adopción de recursos innecesario o especialmente gravosos.
  • Creación de sistemas de información para toda la empresa; mejorando la comunicación se mejora la producción.
  • Análisis real de coste-productividad de los procesos de gestión documental y de la información.